“Data analytics is bedoeld om je business te kunnen sturen. Maar eerlijk: je stuurt niet als je alleen maar Excels aan het aanpassen bent en elke maand hetzelfde trucje doet”, aldus Tim Schouten. We hebben het met hem en Axel van Dijk, beide consultant bij Verhoeve, over business intelligence, BI. Axel: “Veel mkb-bedrijven weten al wel dat ze er iets mee moeten en liever vandaag dan morgen. Maar het blijft nog een beetje hangen.”
De rol van de financial verandert. De administratieve kant wordt steeds meer geautomatiseerd. Als controller word je degene die vanuit Artificial Intelligence (AI) data vertaalt, begrijpelijk maakt, sturingsinformatie verzamelt en het MT en directie hiermee adviseert. Om dit optimaal te kunnen doen, is BI-software zoals Microsoft Power BI of Tableau onvermijdelijk.
Tim deed een BI-opdracht voor een klant in de bouw. “Ze draaiden eerder altijd vanuit Excel weekrapportages van hun grote bouwprojecten. De stand van zaken was het verschil tussen wat er was gefactureerd en de kosten die waren betaald. Deze financieringsstand werd alleen maar vergeleken met vorige week. Niet met de norm, niet met andere projecten, niet met budget en er was geen trend zichtbaar. Als de stand vorige week slecht was, lijkt die week al gauw heel goed.”
Zwakke schakels en zwarte gaten
Waar Verhoeve consultants regelmatig tegenaanlopen is dat hun opdrachtgever eigenlijk niet goed weet wat ze willen weten en wat ze zouden kúnnen weten. Axel: “Ze denken: we hebben nu rapporten, dan gaan we met BI werken en komen die rapporten straks automatisch. Maar die rapporten – vaak in Excel – zijn gebouwd met de gegevens die ze op dat moment hadden. Met BI ga je niet alleen maar kijken naar de gegevens die je hebt, maar ook naar de vraag: welke gegevens heb ik nodig. Dat betekent in veel gevallen dat je meer moet gaan vastleggen en hele processen anders moet doen, omdat je anders niet de juiste data krijgt. Het legt dus ook echt zwakke schakels en zwarte gaten in je proces bloot.”
Tim: “Men denkt vaak dat starten met BI betekent dat wij de hele dag dashboards aan het bouwen zijn. Maar alleen als de data in je systeem zit, kun je het eruit halen. Dus in werkelijkheid ben ik bezig met: het in kaart brengen van sturingsbehoefte van de managers, het inventariseren waar ik data vandaan haal, kijken hoe ik het in de juiste vorm krijg, onderzoeken in hoeverre medewerkers in staat zijn die gegevens op te halen en met de data opschonen en zorgen dat systemen op elkaar aansluiten.” Axel: “Ik zeg altijd 40-40-20. 40% verzamelen, 40% begrijpen en omzetten. Eigenlijk ben je maar 20% van je tijd bezig om het dashboard te bouwen. Dat vraagt veel van je skills als projectmanager, maar dat is wel heel leuk. Als je het aan de achterkant goed hebt staan, is de voorkant zo op orde.”
Controller als Business Partner
In een half jaar realiseerde Tim voor het bouwbedrijf in Power BI een dynamische lijst met historie van de afgelopen zes weken, de historie sinds het begin én de norm van beoogd resultaat. Tim: “Nu kunnen de managers de cijfers in perspectief zien. De rapporten bieden beslissingsinformatie en handvatten om bij te sturen waar nodig. Een goed rapport geeft antwoord op vragen die er spelen en ook alvast op de vragen die daarop zullen volgen. Dit klinkt superlogisch, maar is echt nieuw voor veel bedrijven.” Axel: “De klantvraag is vaak wat algemeen: helder inzicht krijgen in wat er speelt in de organisatie. Aan ons om te laten zien dat data analytics algehele ondersteuning kan bieden bij hun core business.”
Axel stelt het scherp: “Binnen accountancy zijn de concurrenten al begonnen. De continuïteit van organisaties loopt gevaar. Ze kunnen niet meer concurreren tegen de kostprijs van concurrent die de inzichten van BI software wel heeft.” Het is aan ons om ogen te openen. De kant-en-klare BI-klussen liggen nog niet voor het oprapen, maar we kunnen ze zelf creëren. Hou je ogen open, want veel bedrijven zullen er erg mee geholpen zijn, al weten ze dat misschien nu nog niet. En laat aan de sales consultants weten dat je BI-projecten interessant vindt!”
Projectmanagement skills
Tim en Axel zijn het erover eens. Traditionele methodes van rapporteren zijn vaak veel handwerk, je bent veel van hetzelfde aan het doen, het vergaren van data kost veel energie en is niet per se leuk. Axel: “Als je eenmaal een BI-rapport hebt staan, dan heb je meteen de data die je nodig hebt” BI maakt hun werk leuker én zorgt dat zij als controller kunnen focussen op waar ze voor zijn opgeleid en aangenomen, namelijk: analyseren, verdiepingsvragen stellen, verbanden leggen, helpen bij het maken van beslissingen. Kortom, het zijn van een business partner. Het vraagt ook meer dan alleen vakinhoudelijke kennis. Tim: “Je moet ook projectmanagement skills in huis hebben. Als je bij een BI-implementatie betrokken raakt, zit je aan tafel met mensen die heel veel kennis hebben over de organisatie en processen, maar niet over BI. Zij kunnen niet inschatten wat het opzetten van BI omvat. Je moet meer kunnen dan rapporten bouwen, BI vraagt om plannen, inschatten wat de omvang van klus is en mensen hierin meenemen, informatie ophalen in organisatie en mensen trainen in werken met rapporten.”
Tim: “Ik raad je sowieso aan om aan je projectmanagementskills te werken. Op Q4U (ons intranet) staan bijvoorbeeld fijne trainingen die gaan over planning en communicatie. En volg zeker de Data Analytics cursussen! Die gaan over de invloed van technische ontwikkeling op ons vakgebied. In de curus Advanced Data Analytics ga je onder andre aan de slag met Power BI.”
Finance gaat vaak alleen over verleden en heden. Door trends in weken/maanden/jaren te kunnen zien, kun je ook een beetje in de toekomst kijken. En wordt het bijvoorbeeld mogelijk om te zien dat je 4 miljoen had kúnnen omzetten, terwijl je 1 miljoen omzette én waar dat misging. Tim: “We kunnen met BI relatief eenvoudig heel waardevolle informatie boven water halen. Ik word soms aangekeken alsof ik een wizard ben.”
Meer weten over Werken bij Verhoeve? Bekijk jouw mogelijkheden!
