Hoe is het om als Functioneel beheerder te werken binnen de zorg? Martin van Veen is mede-eigenaar van Zorgon, onderdeel van Quoratio, en werkt momenteel bij het Erasmus MC. Hij stelt zichzelf voor, neemt je mee in zijn werkdag en is nieuwsgierig naar jouw drive!
Wie is Martin?
Ik ben Martin van Veen, mede-eigenaar van Zorgon en 4 dagen in de week werkzaam als Senior Consultant in de Nederlandse ziekenhuizen. 1 dag per week werk ik op kantoor of vanuit huis. Zo heb ik bijvoorbeeld meegewerkt aan het Zizo project. Aan het Zizo project werken 4 ziekenhuizen mee die gezamenlijk zijn overgegaan op een regionaal Zis\EPD. Na zo’n livegang is er altijd een hectische en lekker drukke periode.
Hoe ziet mijn werkdag eruit?
Over het algemeen gaat mijn wekker rond 07:15 uur ben ik, afhankelijk van naar welk ziekenhuis ik ga, tussen 08:00 en 08:30 op het werk. Bij binnenkomst wens ik iedereen een goedemorgen en haal ik mijn laptop tevoorschijn. Uiteraard begin ik de dag met een kop koffie! Dan log ik in, start Outlook, HiX productie en de HiX applicatie. Meestal kijk ik even goed wat er die vorige avond gebeurd is en of er mail binnen is gekomen. Meestal heb ik voldoende tijd om zaken uit te zoeken indien nodig, maar soms heb ik ook genoeg ad hoc vragen die niet kunnen wachten tot het einde van de dag. Alles wat ik uit moet zoeken schrijf ik op een A3 vel die standaard onder mijn toetsenbord ligt. We werken met Topdesk, zodat meldingen gestructureerd binnenkomen.
De nog openstaande punten pak ik in de middag verder op, omdat ik me op dat moment eerst bezig moet gaan houden met de aanlevering van ‘verpleegdagen uit CS-opname naar CS-factuur’.
Het blijkt dat de missende dagen in het oude systeem in het aanleverbestand stonden en niet zijn geconverteerd. Dat is een lastige! Hoe gaan we de missende dagen alsnog in CS-factuur krijgen? Toch ook maar even contact op genomen met een consultant van Chipsoft. Samen zijn we tot de conclusie gekomen dat als CS op de database de aanleverdatum terug zet, we de dagen kunnen importeren uit CS-opname en we de missende dagen dus niet bij moeten laten converteren.
Bijna middag en helemaal vergeten om ook mijn mail in de gaten te houden. 15 ongelezen mails met vragen uit alle hoeken van het ziekenhuis. Zorgadministratie, ICT-afdeling, Beheerder van CS-Agenda, en DBC-adviseurs.
Na de lunch
Na een late lunch heb ik een overleg met de beheerders van de financiële modules en de DBC-adviseurs. Dit overleg hebben we opgestart om de punten te bespreken waar iedereen na livegang tegenaan loopt.
Ik hoor een gesprek in het Engels van de debiteurenafdeling. De vrouw van een kapitein uit Australië is onverwachts in Nederland bevallen en hij wil graag de nota, zodat hij deze kan indienen bij zijn verzekering. De medewerker antwoord dat hij nog niet veel kan doen, omdat we net over zijn op een nieuw systeem en de facturatie nog opgestart moet worden en dit kan nog wel een maand duren…
Toen dacht ik, dat moet kunnen! Ik draai me om, zwaai naar mijn collega en fluister “dat gaat wel lukken, bel hem over 5 minuten terug.
Hij vertelt de kapitein dat we toch iets gaan proberen en dat hij straks terugbelt. Aangezien dit om een papieren nota gaat en niet een digitale nota naar de verzekering, durf ik het wel aan om te proberen deze nota uit het systeem te krijgen. De DBC is afgesloten en we groeperen de DBC, krijgen een declaratiecode en controleren de bijbehorende prijs. Het ziet er goed uit en we factureren de DBC. De nota komt netjes uit het systeem, de eerste factuur uit het nieuwe ZIS\EPD! Wel hebben we een foutmelding tijdens het importeren van de boekhoudbestanden in het boekhoudsysteem Vidavi. Gelukkig pakt de medewerker debiteuren dit op en kan ook hij de kapitein blij maken met de nota.
Aan het einde van de dag probeer ik zoveel mogelijk mijn ad hoc taken weg te werken en zorg ik ervoor dat mijn inbox leeg is. Samen met een andere beheerder starten we een testfacturatie op zodat we de volgende morgen de fouten kunnen gaan analyseren.
Uitgeleerd? Zeker niet!
Aan het einde van dag stap ik voldaan op de fiets en geniet van een korte fietsrit. Ik besef me dat ik een volgende keer ook in een ziekenhuis in Goes, Utrecht of Sneek kan werken met ieder haar eigen uitdagingen! Tijdens mijn gehele Zorgon carrière heb ik al 15 ziekenhuizen van binnen en buiten mogen leren kennen. Daarmee ben ik nog niet uitgeleerd, want met zo’n 110 ziekenhuizen in Nederland en zo’n 50 klanten binnen deze niche heb ik nog genoeg te doen :). Als consultant leg je je nooit neer bij de ‘gang van zaken. Je bent intermediair tussen de business en IT.
Bezig zijn met ICT in een niet-ICT werkomgeving, dat maakt het voor mij leuk!’
Enthousiast geworden door mijn verhaal? Ik nodig je van harte uit eens met me in gesprek te gaan. Wist je dat we ook nog op zoek zijn naar collega’s en mede Functioneel Beheerders?
