De overstap naar een nieuwe salarisadministratie die tegelijkertijd samenvalt met de uitval van personeel. Het zou een forse uitdaging zijn voor iedere organisatie. Voeg daar ook nog eens een groot aantal regelingen en uitzonderingen bij de salarisverwerking aan toe en het wordt duidelijk hoe hoog de nood was voor Promen. De organisatie, een samenwerkingsverband tussen zeven Zuid-Hollandse gemeenten, moest op korte termijn een oplossing vinden om de 1300 maandelijkse verloningen in goede banen te leiden. Quoratio HRPP werd in eerste instantie ingeschakeld om de administratie te laten doordraaien. Later hielp het bedrijf met de migratie naar AFAS en verzorgt nu met Quoratio BPO & Services zelfs de gehele salarisadministratie.
Promen biedt een werkplek aan mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Medewerkers worden ingezet in verschillende disciplines, zoals de groenvoorziening, schoonmaak, productie of beschut werk. De wet- en regelgeving die daarbij komt kijken zorgt voor een behoorlijk complexe administratie. De overstap naar een nieuw AFAS-systeem voor de salarisverwerking in 2019 viel samen met de uitval en het vertrek van personeel op de salarisadministratie van Promen.
Corry van den Nieuwendijk, manager HR en organisatieontwikkeling bij Promen, vertelt over de uitdagingen waar ze mee te maken had: “Er zijn weinig organisaties zoals Promen. Door de samenstelling van ons personeelsbestand zijn bijna alle verloningen deels gesubsidieerd. Daar komen een aantal lastige zaken bij kijken, zoals de loonkostensubsidie, gecombineerd met regelingen als loonkostenvoordeel en lage-inkomensvoordeel. Wij hebben daarnaast medewerkers die voor een deel loon krijgen, maar ook deels in de bijstand zitten. Verder betalen wij voor sommige medewerkers ook de vaste lasten en hebben wij bovengemiddeld veel personeel waarbij loonbeslag is opgelegd. De afdeling stond dus voor een forse klus.”
Van losse klussen naar vaste samenwerking
De hoogste prioriteit voor Promen was om te zorgen voor continuïteit. De markt voor goed personeel bleek krap, terwijl het bedrijf tegelijkertijd de salarisadministratie naar een hoger niveau wilde brengen. Daarop is Promen op zoek gegaan naar een externe partij die snel kon bijspringen.
Quoratio HRPP was al bekend bij Promen toen de overstap naar het nieuwe AFAS-systeem werd gemaakt. Sinds 2018 leverde het op kleine schaal advies en capaciteit bij verschillende vraagstukken. Uiteindelijk werd ook bij dit traject gekozen voor Quoratio HRPP. Van den Nieuwendijk: “We zochten een partner met AFAS-expertise, die van daaruit snel de situatie kon analyseren en stabiliseren. Na een aantal gesprekken in combinatie met onze eerdere ervaringen waren we overtuigd van de deskundigheid van Quoratio HRPP. Daarnaast was doorslaggevend dat persoonlijk contact bij Quoratio HRPP heel belangrijk is. Je hebt rechtstreeks contact met de mensen die het werk voor je doen en kunt daardoor snel schakelen. Dat past ook heel erg binnen onze organisatie.”
De situatie was complexer dan we hadden voorgesteld
In eerste instantie heeft Quoratio HRPP geholpen met de salarisadministratie. Wij zorgden zelf voor de invoer van salarisgegevens en Quoratio HRPP was verantwoordelijk voor de controle, rapportages en aangiftes. Van de Nieuwendijk: “Al vrij snel werd duidelijk dat onze situatie complexer was dan we ons hadden voorgesteld. Aan de ene kant dachten wij zelf dat we verder waren met de inrichting van onze salarisadministratie, terwijl we aan de andere kant merkten dat de complexiteit ervan voor vertraging zorgde bij gewenste optimalisaties.”
Daarbij was er onzekerheid over het vinden van personeel voor de salarisadministratie, in combinatie met nieuwe wetgeving. Dit waren belangrijke redenen om te kijken naar het uitbesteden van de salarisadministratie, legt Van den Nieuwendijk uit: “Promen krimpt, de sociale werkvoorziening neemt af door de komst van de participatiewet, waardoor de uitstroom van onze mensen hoger ligt dan de instroom. Om flexibel te kunnen blijven bleek het uitbesteden van de salarisadministratie de beste oplossing voor ons.”
“Waar we initieel dachten dat we de administratie simpelweg konden overdragen, is er meer tijd dan verwacht nodig geweest voor het creëren van een stabiele basis van ons administratiesysteem. Dat zorgde af en toe voor spanningen. We zijn regelmatig in gesprek geweest met Quoratio HRPP om alles op de rails te krijgen. Je merkte gelukkig dat hen er veel aan was gelegen om tot een goede oplossing te komen. Ze hebben zich echt verplaatst in onze organisatie en door middel van gesprekken, onderzoek en goede verslaglegging ervoor gezorgd dat de salarisadministratie na een aantal maanden op orde was.”
Continuïteit in salarisverwerking, ongeacht toekomstige ontwikkelingen
Inmiddels is de de salarisadministratie via AFAS geruime tijd operationeel en wordt er gekeken naar het verder optimaliseren van de administratie rondom de subsidies. Van den Nieuwendijk: “Samen met Quoratio HRPP hebben we een lijst opgesteld van vijftien optimalisaties die we in de komende maanden gaan doorvoeren. We weten goed wat we aan elkaar hebben en kunnen daarmee verder bouwen en optimaliseren, terwijl een van onze belangrijkste processen gewaarborgd blijft. Ons streven is dat Promen altijd goede en kwalitatieve salarisverwerking heeft en houdt, wat er ook gebeurt.”
Marco van Tessel, accountmanager bij Quoratio HRPP: “Wij komen regelmatig binnen om bij te springen bij acute behoeftes, zoals in dit geval het laten doordraaien van de salarisadministratie. Ons doel is daarbij altijd om de klant snel te helpen met zijn probleem, maar tegelijkertijd kijken we graag hoe het op lange termijn beter zou kunnen. Promen is hier een goed voorbeeld van. Onze ervaring op het gebied van complexe administraties hebben wij volledig kunnen benutten, waarmee we een stevig fundament hebben om nieuwe wijzigingen soepel door te kunnen voeren.”
