Nieuws

Vijf tips voor de startende projectmanager



Yes! Je hebt een nieuwe baan of opdracht. Binnenkort begin je als projectmanager. Je hebt er super veel zin in, maar vindt het ook spannend. Dingen in goede banen leiden is leuk, maar projectmanagement, hoe werkt dat eigenlijk’? Je stort je met al je enthousiasme op de opdracht om te laten zien dat je het kunt. En daar zit de crux. Misschien beloof je soms dingen die jij en je team misschien niet waar kunnen maken. Voordat je in het diepe springt, is een goede voorbereiding dus key. Dit artikel helpt je op weg om ‘als kip, mét kop’ aan de slag te gaan!

Tip 1: Bepaal je opdrachtgever

Wanneer je een project start is het belangrijk om duidelijk te krijgen wie jouw opdrachtgever is. Maak dit zo concreet mogelijk. Wanneer je een opdracht uitvoert voor een bedrijf of afdeling, zorg er dan voor dat je weet welke persoon in de organisatie of op de afdeling jouw opdrachtgever is. Vaak zijn er tijdens een project meerdere mensen betrokken. En je raadt het al, die vinden er allemaal iets van. Maar onthoud dat je alleen naar je opdrachtgever luistert. Zo simpel is het! Wanneer jij je laat sturen door verschillende meningen dan doe je het misschien goed voor één collega, maar kan het zijn dat jouw opdrachtgever een heel ander beeld heeft bij wat ‘goed’ is. En uiteindelijk is hij de baas. Bemoeien anderen zich te veel met het project? Zeg dit gerust tegen je opdrachtgever. Het is uiteindelijk aan hem om te bepalen of hij deze meningen meeweegt in zijn communicatie met jou. 

Tip 2: Bepaal je scope en deliverables

Het is je duidelijk wie de opdrachtgever is. Je hebt jezelf voorgenomen om alleen naar hem te luisteren. Dat is een goede start! De vervolgstap is om samen met jouw opdrachtgever de scope en de deliverables van het project te bepalen. Een voorbeeldje: je gaat een nieuwe website opzetten voor bedrijf X. Je deliverable is de vernieuwde website. Dat is een erg breed doel. Wat zijn de kenmerken en functies van de nieuwe website? Oftewel, welke verantwoordelijkheden vallen onder het project? Ga je het template, de webteksten en content straktrekken? Of ga je als onderdeel van die content ook een nieuwe video maken? Kortom: zorg dat je weet waar de grenzen van het project liggen. Leg deze grenzen vooraf vast met je opdrachtgever. Door je scope te bepalen, voorkom je onduidelijkheden of teleurstellingen tijdens het project en kun je adequaat timemanagement toepassen. Zo kom je samen tot het beste resultaat en dat allemaal binnen de deadline!

“Zorg dat je weet waar de grenzen van het project liggen”

Tip 3: Maak de projectplanning samen

Een van de belangrijkste aspecten die een project kunnen maken of breken is het commitment van je projectteam, ook wel degenen die het project operationeel uitvoeren. Uiteindelijk zijn zij degenen die de deliverables, wel of niet (goed), zullen afleveren. Een behulpzame manier om dit commitment vanaf de start te creëren, is door samen de projectplanning te maken. Door je projectteam vanaf de start te betrekken, schep je duidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt. Zijn ze het er niet mee eens, omdat zij hun rol anders zien, dan kun je deze hick-ups al aan het begin van het project tackelen en voorkom je vertraging. Het grootste voordeel van het samen maken van de projectplanning? Het is niet alleen jouw taak dit project tot een succes te brengen, maar je maakt er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van. 

Tip 4: EHBUS (Eerste Hulp Bij Uitbreiding van de Scope)

Het project is gestart en daar komt ‘ie dan, de klassieker: Je zit in week 3 van het project en je hebt je wekelijkse update met je opdrachtgever. Je bent nog geen 5 minuten onderweg in de meeting en hij zegt: ‘Ik zou toch eigenlijk ook graag willen dat jullie die video maken’. Terwijl eerder was afgesproken dat dit geen onderdeel was van de scope. Althans niet in de eerste fase. Tja, wat doe je dan? Haal een keer diep adem en wijs je opdrachtgever op de vastgelegde scope van het project. Leg hem of haar uit dat er prioriteiten gesteld zijn en dat deze specifieke wens hier geen onderdeel van uitmaakt. Je kunt uiteraard wanneer het lukt, het maken van de video alsnog realiseren, zeker als het een extern project is en je de financiële voordelen bekijkt. Maar dan komt die activiteit wel onderaan het prioriteitenlijstje. Hang aan die taak dus ook een nieuwe deadline, zo manage je de verwachting bij je opdrachtgever. Wanneer je in al je enthousiasme op vraag één reageert met: ‘Ja prima, doen we!’ Kom je 9 van de 10 keer in de knoop. Onthoud altijd dat je beperkte resources hebt. Deze heb je in de planning zo efficiënt mogelijk ingezet voor de hoogste kwaliteit. Als er taken bij komen, gaat dat te kost van de tijd of de kwaliteit. 

Tip 5: Evalueer tot je erbij neervalt! 

Het project is afgerond, gefeliciteerd! Je vernieuwde website (inclusief die video ;-)) is opgeleverd en de opdrachtgever is blij... toch? Voor beide partijen is het belangrijk om te evalueren. Je geeft je opdrachtgever ruimte om jou te vertellen wat hij goed vond gaan en wat er beter kon. Deze informatie kun jij weer gebruiken in de toekomst. Het is nóg efficiënter  om tijdens het project te evalueren? Stel: Je bent onderweg naar Timboektoe, maar je komt ineens uit in Tokio. Op zo'n moment had je graag gehad dat iemand je onderweg had verteld dat je niet goed ging, toch? Wanneer je evalueert tijdens een project, tackel je eventuele hordes op de inhoud en/of op het proces. Plus, wanneer je zaken al tijdens een project hersteld, heb je veel meer kans dat je de keer daarna weer gevraagd wordt voor een vervolgproject.

Benader een evaluatie altijd positief door vragen te stellen als: ‘Wat kun je leren van dit project?’, ‘Wat gaat er goed?’ en ‘Wat kan er beter?’ Deze benadering is positiever dan, ‘Wat ging er mis?’. Zo voorkom je dat mensen zich aangevallen voelen of in de ontkenning schieten. Leg deze feedback vast, zodat je het kunt gebruiken tijdens een volgend project.

Is een toffe job als HR Projectleider iets voor jou? Bekijk dan de doorgroeimogelijkheden als Consultant HR Process & Payroll

Nieuws & ervaringen van traineeships

De Quoratio Groep is op een missie. Inmiddels heb je Zero Admin wellicht al eens voorbij zien komen. Het is een wereld waarin administratie niet meer aanwezig lijkt, een toekomst waarin processen, systemen en mensen optimaal samenkomen. En wie op een missie is, zorgt dat wer Zero Admin ook intern steeds meer omarmen. Practise what we preach! Sinds april 2020 voert de Backoffice - Salessupport elke maandag een weekcontrole uit op de geschreven uren van de voorgaande week. Eerder waren een aantal collega's hier wekelijks tijd aan kwijt. Erg tijdrovend en daarnaast ook niet de meest inspirerende klus, zoals je zult begrijpen! Daar brachten we verandering in.
Yes! Je hebt een nieuwe baan of opdracht. Binnenkort begin je als projectmanager. Je hebt er super veel zin in, maar vindt het ook spannend. Dingen in goede banen leiden is leuk, maar projectmanagement, hoe werkt dat eigenlijk’? Je stort je met al je enthousiasme op de opdracht om te laten zien dat je het kunt. En daar zit de crux. Misschien beloof je soms dingen die jij en je team misschien niet waar kunnen maken. Voordat je in het diepe springt, is een goede voorbereiding dus key. Dit artikel helpt je op weg om ‘als kip, mét kop’ aan de slag te gaan!
De term Zero Admin begint langzaamaan steeds meer terrein te winnen binnen de Quoratio Groep. Spraken hier robots met kunstmatige intelligentie? Zijn het ingeënten met een ingebrachte 5G-chip? Zijn het aliens van een andere planeet met de eerste aardelanding? Of is het gewoon de toekomst waar we met z’n allen naar toe bewegen? Yannick Kooijmans, consultant bij Zorgon, legt in dit blog uit wat robotisering en Zero Admin in de toekomst gaan betekenen voor de Quoratio Groep en organisaties.

De Quoratio Groep heeft twee jaar op rij een FD Gazellen-award gewonnen in de categorie grote bedrijven.

Login

Wij gebruiken cookies om jouw gebruikservaring te optimaliseren, zonder daarbij persoonsgegevens te verwerken