HR & Payroll, Nieuws

Van HR-beleid naar systeemimplementatie

Doorlopende coaching, feedback en focus op professionele en persoonlijke ontwikkeling. Van HR-beleid naar systeemimplementatie. Hoe doe je dat? In tijden van corona volledig digitaal, op een manier die bij je organisatie past, die de medewerker centraal stelt en waarbij je zelf aan het stuur staat. Daarom ontwikkelden we CONNECT – een interactiecyclus tussen medewerker en manager waarbij het gaat om echte aandacht, een goede dialoog en eerlijke feedback als essentiële onderdelen voor groei. Consultant HR Process & Payroll Moniek Sewalt en HR Directeur Natasja van Rens nemen je mee door de digitalisering van HR, de projectstappen en de begeleiding naar verandering waarin communicatie key is. Lees meer in onderstaand artikel.

Zelf aan het stuur

Natasja van Rens: “In onze opleidingrogramma’s zorgen we ervoor dat medewerkers zich zelf verantwoordelijk kunnen voelen voor hun ontwikkeling. Een traditioneel model van functioneringsgesprekken en aan het einde van het jaar beoordelen en daar een label op plakken, stond daar wat ons betreft haaks op. Het paste niet meer bij onze HR-visie waarin samen duurzaam groeien voorop staat. Daarom ontwikkelden we CONNECT – een interactiecyclus tussen medewerker en manager waarbij het gaat om echte aandacht, een goede dialoog en eerlijke feedback als essentiële onderdelen voor groei. Voorwaarde voor succes was wel: medewerkers staan aan het stuur en bepalen zelf hoe ze die cyclus invullen. Een vooruitstrevende keuze en we wisten ook dat dat iets is dat je moet leren en we dus als werkgever moesten faciliteren.”

Digitalisering van HR

Bij de Quoratio Groep hebben we verstand van mensen, processen en systemen”, legt Moniek Sewalt uit. “Van hoe die zich tot elkaar verhouden en wat het betekent als ze veranderen. Onze expertise ligt op drie domeinen: HR- & salarisadministratie, financiële administratie en zorgadministratie. Feit is dat deze vakgebieden ingrijpend aan het veranderen zijn. Robots nemen administratieve taken over en systemen worden aan elkaar geknoopt om uiteindelijk menselijke interactie tot een minimum te beperken. Bij de Quoratio Groep zien we dit echter niet als een bedreiging, maar als kans. We gaan zelfs een stap verder: Zero Admin noemen we het. Een krachtige term voor een toekomst waarin administratie niet aanwezig lijkt. Waarin mensen, systemen en processen optimaal samenwerken. Het is ons doel om bedrijven met onze passie en kunde te helpen om tot Zero Admin te komen.”

“Zero Admin ontstaat door verregaande automatisering en digitalisering”, vult Natasja van Rens aan. “Daarbij komt echter ook het besef dat de inzet van software en machines niet vanzelfsprekend leidt tot automatisering of robotisering van menselijke taken, maar vooral een andere manier van werken inluidt. Ook voor onze eigen organisatie betekent het dat we ons anders moeten inrichten en moeten aanpassen aan de razendsnel veranderende wereld om ons heen. De keuze om onze interactiecyclus te digitaliseren is daarmee niet alleen ingegeven door de behoefte aan modernisatie van ons HR-beleid, het sluit ook naadloos aan op onze Zero Admin-visie.”

Begeleiden van de verandering

Moniek Sewalt: “Zoals Natasja al uitlegde: door verregaande automatisering en digitalisering luiden we een nieuwe manier van werken in. Dat vraagt om goede begeleiding. Enerzijds de praktische en projectmatige begeleiding van de systeemimplementaties en procesverbeteringen. Anderzijds het begeleiden van de gedragsverandering die daarmee samenhangt. Hierbij hoort het inzichtelijk maken van de verandering en het meenemen van de medewerkers naar het punt van de ingebruikname van het nieuwe systeem. Als Projectleider was ik in staat om er niet alleen een strakke planning op na te houden, maar ik was ook bekend met de operatie, beschik over systeemkennis en ik behartigde de belangen van Quoratio Groep richting de systeemleverancier. Zo kon ik er zeker van zijn dat ons HR-beleid werd omgezet in requirements en requirements in functionaliteiten. Met uiteindelijk een soepele GO-live als resultaat.”

Projectstappen

Strategie, beleid, pakketselectie, implementatie en nazorg zijn de welbekende stappen bij het in gebruik nemen van een nieuwe tool. Moniek Sewalt: “Strategie en beleid waren eerder al geborgd. Wat vervolgens vaak wordt vergeten is het opstellen van een operationeel proces. Want in welke processtappen jouw bedrijfsvisie en HR-beleid zich concreet vertalen, bepaalt de inrichting van het systeem dat je kiest. Zorg er dus voor dat het operationele proces dat je met het systeem wilt faciliteren is opgesteld voordat het systeem geïmplementeerd wordt. Zo voorkom je bovendien dat de standaard die vanuit de softwareleverancier geboden wordt, jouw operationele proces dicteert. Een cruciale denkfout, als je het mij vraagt.” Moniek: “Niet de functionaliteiten bleken uiteindelijk doorslaggevend te zijn voor de keuze voor ons softwarepakket. De rol van de softwareleverancier bleek nog veel belangrijker. Mijn advies? Ga op zoek naar een softwareleverancier die met je meedenkt. Of anders gezegd: kies een partner. Eentje die niet alleen de best practices uit de markt implementeert, maar die ook luistert naar de behoeften en wensen uit jouw bedrijf.”

Communicatie is key

Een ander belangrijk advies dat Moniek nog geeft is: “draagvlak creëren bij alle betrokken partijen en mensen meenemen in de verandering en de nieuwe werkwijze gaan niet zonder een gedegen communicatieplan. Zorg er daarbij voor dat het niet alleen een kwestie van zenden is, maar betrek mensen bij de verandering door bijvoorbeeld workshops te organiseren. Zorg er bovendien voor dat de implementatie altijd kan worden uitgelegd vanuit het beleid. Context zorgt voor betere adoptie.”

De Digitale Gesprekcyclus

Het projectteam ging op zoek naar een tool om zelfsturing van medewerkers mogelijk te maken, te faciliteren. We kwamen uit bij De Digitale Gesprekscyclus. Deze online software bleek gebruiksvriendelijk, veilig, voordelig en direct te gebruiken. Medewerkers kunnen op ieder gewenst moment een gesprek inplannen met hun manager. De frequentie is afhankelijk van hun eigen behoefte. In de tool leg je op eenvoudige wijze gespreksverslagen vast, haal je eenvoudig 360-gradenfeedback op of plan je – al dan niet samen met je manager – een evaluatiegesprek met je opdrachtgever in. 

Nieuws & ervaringen

Yes! Je hebt een nieuwe baan of opdracht. Binnenkort begin je als projectmanager. Je hebt er super veel zin in, maar vindt het ook spannend. Dingen in goede banen leiden is leuk, maar projectmanagement, hoe werkt dat eigenlijk’? Je stort je met al je enthousiasme op de opdracht om te laten zien dat je het kunt. En daar zit de crux. Misschien beloof je soms dingen die jij en je team misschien niet waar kunnen maken. Voordat je in het diepe springt, is een goede voorbereiding dus key. Dit artikel helpt je op weg om ‘als kip, mét kop’ aan de slag te gaan!
De term Zero Admin begint langzaamaan steeds meer terrein te winnen binnen de Quoratio Groep. Spraken hier robots met kunstmatige intelligentie? Zijn het ingeënten met een ingebrachte 5G-chip? Zijn het aliens van een andere planeet met de eerste aardelanding? Of is het gewoon de toekomst waar we met z’n allen naar toe bewegen? Yannick Kooijmans, consultant bij Zorgon, legt in dit blog uit wat robotisering en Zero Admin in de toekomst gaan betekenen voor de Quoratio Groep en organisaties.
Zero Admin, ‘Kan dat eigenlijk wel?’, vroeg ik mij af. Binnen de Quoratio Groep zijn we toch juist goed in administratie? Maar wat houdt Zero Admin precies in en waarom zet Quoratio Groep in op ‘the Road to Zero Admin’? Om daarachter te komen, gaf ik me op voor een online event: ‘de Moonlanding’. Een sessie waarin er meer bewustwording gecreëerd wordt rond het thema Zero Admin. Ook komen er voorbeelden uit de praktijk aan bod. 

De Quoratio Groep heeft twee jaar op rij een FD Gazellen-award gewonnen in de categorie grote bedrijven.

Login

Wij gebruiken cookies om jouw gebruikservaring te optimaliseren, zonder daarbij persoonsgegevens te verwerken