Healthcare, Sociaal domein & uitkeringen

Administratief samenwerken in de jeugdzorg

Vanuit de Quoratio Groep zien we gemeenten regelmatig worstelen met de vraag naar jeugdzorg en de aanwezige bureaucratie. Er moet meer gedaan worden in minder tijd en veelal is er nog geen sprake van een vertrouwensrelatie met de gemeenten. Onze trainees en consultants worden regelmatig ingezet om registraties te corrigeren, achterstanden op toewijzingen weg te werken en in algemene zin de administratie te ontlasten. Dat kunnen collega’s vanuit onze business unit Sociaal Domein & Uitkeringen (Quoratio) zijn, of vanuit de unit Healthcare (Zorgon). En in sommige gevallen werken ze zelfs samen.

Samantha Kollen (Zorgon) en Manuel Passchier (Quoratio SD&U) werken niet bij dezelfde business unit. Wel spreken ze elkaar regelmatig gedurende hun werkdag. Manuel werkt voor de Gemeente Gouda, Samantha treedt op namens jeugdzorginstelling De Rading uit Utrecht. Hoe het werk van beide collega’s samenkomt? Dat lees je hier! 

Manuel: 'Een nieuwe werkdag is aangebroken en ik zet alvast thee terwijl mijn laptop opstart en ik inlog in mijn werkomgeving. Het blijft toch fijn dat hybride werken. Ik kan gewoon lekker thuis aan de slag en als ik behoefte heb aan collega’s dan kan ik naar het Quoratio-kantoor of naar Het Huis van de Stad, hoe het stadhuis van Gouda ook wel wordt genoemd.'

Samantha: 'Vandaag werk ik vanuit huis. Met een kop koffie binnen handbereik start ik mijn werkdag. Eerst verwerk ik een aantal taken die voor mij zijn klaargezet. Dit zijn veelal start- en stopmutaties voor de geleverde zorg door De Rading. Iedere ochtend heb ik met mijn directe collega een dagstart.

We nemen door wat er is binnengekomen aan mail en maken aan de hand daarvan een planning voor de rest van de dag.  Aangezien er veel mail is binnengekomen voor het nieuwe woonplaatsbeginsel besluiten we hiermee te starten. Daarnaast benoem ik nog dat er een aanvraag voor een contract is ingediend bij de gemeente Gouda voor een jeugdige waarvoor één van de producten niet is ingekocht. Voor mijn collega ook fijn om te weten mochten er hierover vragen zijn.'

Manuel: 'Terwijl het werksysteem genaamd de Suite wordt opgestart hoop ik dat er niet al te veel JW315-berichten, ofwel verzoek om toewijzingen, zijn binnengekomen. Omdat we zo snel mogelijk de zorgaanbieder een toewijzing willen sturen hebben deze berichten de prioriteit maar daarnaast heb ik nog redelijk wat cases liggen die mijn aandacht nodig hebben. Bovendien zijn alle overnames met betrekking tot het nieuwe woonplaatsbeginsel nog steeds niet succesvol afgerond. Genoeg te doen dus.

Als ik mijn outlook open zie ik gelijk een mail die is binnengekomen van collega Samantha die namens Zorgon werkzaam is bij De Rading. Een jeugdige waar Gouda verantwoordelijk voor is ontvangt zorg bij deze jeugdzorginstelling, maar helaas is de lopende zorgvoorziening niet door ons ingekocht. Ondanks dat de gemeente wel gecontracteerd is met De Rading, zal er dus speciaal voor deze client een contract worden afgesloten voor de niet ingekochte productcode. Zo’n contract noemen we een CSA (client specifiek addendum).'

Samantha: 'Dan gaan we aan de slag met de mail over het nieuwe woonplaatsbeginsel. Voor een deel van de jeugdigen is alles al geregeld, maar voor een groot deel moet er nog het een en ander geregeld worden. Dit varieert van het nog ontvangen van contracten tot het ontvangen van de daadwerkelijke toewijzing. Nu zitten er veel contracten in de mail en enkele gemeentes vragen om wat aanvullende informatie. Deze neem ik met mijn collega door en waar nodig vullen wij ons overzicht aan met de juiste productcodes, zodat deze ingericht kunnen worden in het ECD (elektronische cliënten dossier). Dit is nodig om de zorg te kunnen declareren.'

Manuel: 'Ik zie dat Samantha al netjes ons CSA-format heeft ingevuld met daarop alle gegevens van de client, de zorgvoorziening en de verwijzer. Ik doe snel een check op het woonplaatsbeginsel zodat ik daadwerkelijk weet dat gemeente Gouda de kosten moet dragen voor deze jeugdige. Het blijkt dat dit zo is. Ik zie alleen wel dat de verwijzer een gecertificeerde instelling (GI) is waardoor er een bepaling nodig is die is afgegeven door deze GI om deze te administreren. Zo weten we dat de GI die de voogdijmaatregel heeft ook daadwerkelijk deze zorg heeft afgegeven.'

Samantha: 'Ik zie dat mijn Quoratio-collega Manuel heeft gemaild vanuit de gemeente Gouda. Hij vraagt of ik de bepaling nog wil toesturen voor de aanvraag van het contract dat ik heb ingediend. Ik ga gelijk naar het dossier van de cliënt voor de bepaling. Hoe eerder hij deze heeft ontvangen hoe sneller ook de financiering rond is. Via een beveiligde mail stuur ik de bepaling naar hem toe.'

Manuel: 'Na kort mailcontact met Samantha krijg ik ook de juiste bepaling erbij. Nu alle documenten zijn verzameld en de jeugdige is gescreend kan ik het dossier overdragen aan ons contractmanagement. Zij stellen een contract op en sturen deze naar De Rading. Nadat het contract ondertekend terug is gekomen en de functioneel beheerder de voorziening heeft verwerkt in Suite kan Samantha mij een JW315 sturen.'

Samantha: 'Wanneer alle contracten voor het WPB zijn gecontroleerd zetten we deze klaar in Validsign, een programma voor digitale ondertekening. Op de valreep zie ik het contract van Gouda binnen komen. Dat is fijn, want dan kan deze gelijk mee voor ondertekening. Als de contracten getekend zijn stuur ik deze gelijk terug naar de diverse gemeentes. Manuel heeft laten weten dat wanneer ik het contract getekend terug heb gestuurd we gelijk een JW315 (verzoek om toewijzing) mogen versturen.'

Manuel: 'Zodra de JW315 binnen is gekomen in de Suite maak ik een besluit aan in ons systeem met de productcode, begin- en einddatum en het aantal uren dat moet worden beschikt. Ik maak een verstrekkingendossier aan zodat de zorgaanbieder kan declareren en zodra alles is ingevoerd stuur ik een JW301 richting de Rading. Het JW301-bericht is een bericht van alle informatie die ik heb ingevoerd in het besluit en een toekenning dat de zorg is beschikt. Zo weet de zorgaanbieder dat zij officieel kunnen starten met het leveren van de zorg en er een mogelijkheid is tot declareren.'  

Samantha: 'Wanneer ik later op de dag controleer welke JW301’s er binnengekomen zijn staat ook de toewijzing van Gouda ertussen. Deze verwerk in het ECD, zodat wij kunnen declareren en de behandelaar ook ziet dat de financiering rond is en er gestart kan worden met de zorg. Altijd fijn als het zo snel geregeld kan worden. Dit zorgt ervoor dat alles soepeler verloopt. In sommige gevallen is dit wel anders en kost het veel meer tijd om het geregeld te krijgen. Een goed lopend proces van beide kanten draagt hier zeker aan bij!'

Manuel: 'Fijn dat de samenwerking zo soepel verliep en we deze case in een rap tempo hebben kunnen afsluiten. Helaas gebeurt het vaak genoeg dat de communicatie een stuk minder soepel verloopt. De workload en complexiteit maken dat ook niet altijd even makkelijk. Hoe meer cases je op je bord krijgt, hoe lastiger het is om ze allemaal bij te houden. Voor mij is het van groot belang om alle administratie die ik heb, ook zelf te administreren. Gelukkig hou ik ervan om lijstjes bij te houden!'

Ook werken bij de Quoratio Groep binnen een van onze domeinen? Check hier onze vacatures voor de mogelijkheden. 

Nieuws & ervaringen van traineeships

25 april 2023 - Een traineeship biedt veel mogelijkheden als kickstart van jouw carrière. Het allerfijnst aan een traineeship is dat het niet uitmaakt waar je vandaan komt of wat je achtergrond is, of je nou net uit de schoolbanken komt of al enige werkervaring hebt.
Krijgen urgente cliënten altijd voorrang op cliënten die al 4 jaar op de wachtlijst staan? Zomaar een vraag waar je als zorgbemiddelaar mee te maken krijgt. Bij Zorgon vinden we dat zorgbemiddeling echt een vak is. Daarom starten we binnenkort met een één-jarig traineeship over zorgbemiddeling. Wil jij graag een cliënt met een zorgvraag op het juiste moment zorg bieden? Ontdek of het Traineeship Zorgbemiddeling bij jou past. 
Veel uitzendkrachten, geen grip op de personeelskosten, vertroebeling van de rollen en een onderlinge cultuur van naar elkaar wijzen. Een mooie uitdaging voor ons binnen een van de verpleeghuizen van een Nederlandse VVT-organisatie. Het doel? Iedereen, van teamleider tot planner, de tools bieden om hun eigenaarschap te herpakken. En dat lukte!

De Quoratio Groep heeft in totaal 4 jaar de FD Gazellen-award gewonnen in de categorie grote bedrijven.

Login