De Quoratio Groep is op een missie. Inmiddels heb je Zero Admin wellicht al eens voorbij zien komen. Het is een wereld waarin administratie niet meer aanwezig lijkt, een toekomst waarin processen, systemen en mensen optimaal samenkomen. En wie op een missie is, zorgt dat wer Zero Admin ook intern steeds meer omarmen. Practise what we preach! Sinds april 2020 voert de Backoffice - Salessupport elke maandag een weekcontrole uit op de geschreven uren van de voorgaande week. Eerder waren een aantal collega's hier wekelijks tijd aan kwijt. Erg tijdrovend en daarnaast ook niet de meest inspirerende klus, zoals je zult begrijpen! Daar brachten we verandering in.
Zero Admin
Daarom zijn we ontzettend blij dat het team van Digital Solutions is gestart met RPA (Robot Process Automation). Met behulp van een robot kunnen de repetitieve handelingen in de urencontrole geautomatiseerd worden. Dat gaat een hoop tijd schelen. Perfect dus, en helemaal Zero Admin-proof! Denk je nu dat er banen verdwijnen door deze automatisering? Niets is minder waar! De club groeit hard door en heeft tijd voor leukere werkzaamheden. Binnenkort lees je nog meer verhalen vanuit team Digital Solutions. En één tip: we zoeken nog RPA Developers.
Controle op compleetheid en inhoud
Voor ons proces installeerde collega Dennis van Putten 2 robots:
Robot 1 controleert op vrijdagmiddag de compleetheid van de uren. Zijn de uren niet compleet? Dan ontvang je als medewerker een mailtje van deze robot met het verzoek de uren vóór zondagavond te schrijven. Heb je je uren wel op tijd en volledig geschreven, dan krijg je dus nu geen mails meer om je daar onnodig aan te herinneren. Je krijgt je update of informatie just-in-time.
Robot 2 start op zondagavond met de inhoudelijke controle van de uren. Wanneer de uren aan de juiste voorwaarden voldoen, wordt de week automatisch afgesloten en hoeven de Backoffice-collega’s er niet meer naar om te kijken. De uren die niet aan alle voorwaarden voldoen, komen op maandagmorgen als uitval in onze mailbox terecht, zodat wij deze handmatig kunnen controleren en/of uitzetten bij de medewerker/HR. Na de inhoudelijke controle controleert robot 2 vanaf zondagavond ook nog een tweede keer op de compleetheid van uren. De medewerkers die de uren nog steeds niet compleet hebben, ontvangen op maandagochtend een tweede mail met een reminder voor het schrijven van de uren. De uren van deze medewerkers (hopelijk zijn dat er niet heel veel) controleren wij vooralsnog handmatig.
Ik hoor je denken... onze tijdwinst? 10 uur per week! Wij gaan als afdeling Backoffice dus nog wel even door met Zero Admin.
Meer voordelen van automatisering
Dit is zomaar een voorbeeld van automatisering en Zero Admin waar onze collega's intern maar ook bij opdrachtgevers aan meewerken.
Binnen Finance & Control maken we opdrachtgevers blij op het gebied van Data & Analytics en zijn wij allang niet meer alleen de Financial Controller. Binnen Healthcare hebben we de LBZ-robot die ziekenhuizen in staat stelt om een groot deel van de dagbehandelingen automatisch te coderen. Hierdoor houden DBC-codeurs meer tijd over voor complexe behandeltrajecten. En binnen HR Process & Payroll wordt RPA ingezet om bijvoorbeeld de onboarding van nieuwe medewerkers te automatiseren of taken uit te stellen en die uit te voeren op een moment dat het de business niet in de weg zit.
Wil jij ook meer dan de routine? Wil je concreet aan de slag met RPA? Of wil je de werelden van proces, mens en systeem vanuit jouw inhoud bij elkaar brengen? Bekijk dan eens onze openstaande vacatures.
