Dit jaar verwacht Vitens 250 nieuwe collega's. Voordat zij daadwerkelijk aan de slag kunnen, doorlopen zij een aanmeldproces. Samen met haar collega Koen Wesselink startte Milou Meys het traject Continu Verbeteren bij het HR Service Center. Het doel van het project? Bekijken hoe het aanmeldproces efficiënter kan.
Wat doet het HR Service Center?
'Mijn collega's en ik verzorgen alle uitvoerende HR-taken. Bijvoorbeeld de in- en uitdiensttreding en het tijdig en correct uitbetalen van de salarissen. Ook het administratieve gedeelte van het aanmelden van nieuwe collega's regelen wij. Dat proces is best complex en tijdrovend. Daarom vroeg onze Teammanager ons om dat proces eens onder de loep te nemen.'
Hoe gingen jullie te werk?
'We merkten dat veel personen bij het aanmeldproces betrokken zijn. Natuurlijk de nieuwe medewerker en zijn of haar leidinggevende, maar bijvoorbeeld ook collega's van HR Advies, ICT en Facilitair Management. Normaal gesproken communiceren die afdelingen niet op regelmatige basis met elkaar. Daarom brachten we begin dit jaar al die collega's samen om het aanmeldproces door te nemen. Het liefst deden we dat live, maar we zaten midden in een lockdown. Gelukkig verliep het prima via Teams.'
Welke knelpunten kwamen jullie tegen?
'Een Procesarchitect bracht met hulp van de werkgroep het hele aanmeldproces in kaart. Dat gaf al veel nuttige inzichten. Sommige collega's ontdekten bijvoorbeeld dat andere afdelingen niet verder kunnen zonder hun input. Of dat belangrijke e-mails ondergesneeuwd raken in alle informatie die op de nieuwe collega afkomt. We stelden een lijst op van knelpunten. Daarvan onderzocht de werkgroep de oorzaak, zodat we er een oplossing voor konden bedenken.'
Wat heeft het opgeleverd?
'Door alle nieuwe inzichten was het een leerzaam proces, ook voor toekomstige verbetertrajecten. Het fijne is dat je met kleine veranderingen al veel kunt bereiken. Bijvoorbeeld een duidelijker digitaal formulier, waarin de nieuwe collega zijn of haar persoonlijke gegevens invult. Het is ook mooi dat collega's van andere afdelingen elkaar nu beter weten te bereiken. We verwachten dat de doorlooptijd van het aanmeldproces nu al korter is, maar we blijven werken aan handige oplossingen. Zodat nieuwe collega's nog sneller kunnen starten met hun loopbaan bij Vitens!'
Dit artikel verscheen eerder in het personeelsmagazine van Vitens. Milou is medewerker salarisadministratie bij het HR Service Center bij Vitens.
