Nieuws

Remote inwerken - starten met een nieuwe opdracht in tijden van coronavirus

De onboarding van Chesaine Nieuwendam ziet er iets anders uit dan normaliter het geval is. Dezelfde inhoud maar dan net iets anders :) Ze startte met het traineeship HRM- & Salarisadministratie bij Quoratio. De startdata van haar opdracht was precies in de week dat het coronavirus haar intrede deed in Nederland. Hoe wij, de opdrachtgever, maar vooral Chesaine zelf hiermee omging? Je leest het in deze blog.

Remote inwerken 

Chesaine: ‘’Naar aanleiding van het coronavirus heb ik een ander inwerktraject gekregen dan normaal’’. Boston Consulting Group (BCG) noemt het inwerktraject “onboarden”. BCG is een internationaal consultancy bedrijf en werkt nauw samen met diverse kantoren in de hele wereld. Amsterdam werkt bijvoorbeeld nauw samen met Londen en Brussel. ‘’Ook al is mijn onboarding anders dan normaal, we maken er met z’n allen het beste van. Hardware, autorisaties en software waren namelijk snel geregeld!’’. Is remote inwerken niet gewoon de nieuwe trend? Met of zonder coronacrisis? We doen immers al veel online.  

Hardware & Autorisaties 

‘’Bij mijn indiensttreding speelde er al ontwikkelingen rondom het coronavirus. Ik werd op mijn eerste werkdag opgevangen door de Senior Payroll & Benefits Coördinator bij BCG. Op die dag waren er ook maar heel weinig werknemers op de werkvloer omdat er vanuit BCG al maatregelen werden genomen. Ik kreeg meteen mijn eigen persoonlijke werklaptop, mobiel en ook de standaard ICT-toegangen. Samen controleerden wij of ik de juiste toegangen had tot de ICT-systemen en programma’s die nodig zijn voor de afdeling payroll. Zo werd er al geanticipeerd op wat ons nog te wachten stond, maar ik vanuit huis toch goed ingewerkt kon worden en aan mijn eerste opdrachten en projecten kon beginnen’’. 

Software 

‘’BCG werkt met een payroll systeem en daar had ik meteen al toegang tot. Daarnaast werken wij met een systeem wat Egnyte heet. Dit is het belangrijkste systeem voor de Finance - en HR-afdeling. Vanuit dit systeem worden documenten opgeslagen, gewijzigd, verwijderd en ook met elkaar gedeeld. In een ander systemen zijn er ook standaard manuals opgeslagen voor de payroll en benefits die ik dagelijks gebruik om mijn werkzaamheden zelfstandig uit te voeren. Ik gebruik dus twee systemen waar ik het meeste gebruik van maak om de mutaties te verwerken, de payroll uit te voeren en informatie uit te halen’’, aldus Chesaine.  

Doordat veel processen bij BCG al digitaal zijn, Quoratio snel insprong met middelen en Chesaine een uitdaging niet uit de weg gaat, kon er snel geschakeld worden om direct business value toe te voegen.  

 

Quroatio helpt nu ook bedrijven die in één keer de transformatie moeten doen naar digitaal (samen)werken, digitaal opleiden of digitaal onboarden. Het is voor trainees en consultants tof om zowel vakinhoudelijk, qua systeemkennis betrokken te zijn en waarde te leveren, maar ook deze transitie te begeleiden. Remote (in)werken is hier een voorbeeld van. De gehele organisatie binnen twee dagen meekrijgen in thuiswerken en remote opleiden? Je leest hier hoe we dat doen.  

Een unieke inwerkervaring voor Chesaine 

Chesaine: ‘’Deze manier van inwerken ervaar ik als uniek. Het voelt niet als een tekortkoming of belemmering,. Iedereen is bereikbaar en in staat te helpen waar nodig. Het enige wat jammer is, is dat ik nog niet iedereen in levenden lijve heb mogen ontmoeten. In de verschillende call’s ben ik wel steeds voorgesteld als de nieuwe Junior Payroll Assistent. Dus ik verheug me op de dag dat ik weer naar het kantoor van BCG mag en om voor opleidingen en events naar Bunnik te komen, waar het hoofdkantoor van Quo staat’’. Enkele tips? Ja, je leest genoeg op internet over tips om thuis te werken en digitale onboarding. Onze tip? Kijk welke systemen je al hebt, welke je eventueel snel kunt koppelen en ben pragmatisch met elkaar. Maak stapje voor stapje impact om je werk continu te houden en te optimaliseren. Juist nu!  

Dag planning in de praktijk  

‘’Mijn dagen waren zo ingedeeld dat ik altijd begon met een call van 30 tot 45 minuten waarbij ik uitleg kreeg over een bepaalde handeling. Daarna werd ik losgelaten en kon ik zelf de handelingen uitvoeren. Via Slack kon ik dan korte vragen stellen en als het nodig was gingen we in een call zodat ik mijn beeldscherm kon delen en waardoor ik het e.e.a. kon toelichten en meteen geholpen werd.. Een werkdagindeling kon uit 3 à 4 ingeplande call bestaan en daarnaast eigen werk en mails beantwoorden. Ik werd voornamelijk ingewerkt door de Payroll Coördinator voor de Payroll en door een van de Accountants voor de Benefits (verzekeringen die BCG aanbiedt)’’.  

‘’Verder heeft de Finance Manager standaard ook een 30 minuten call ingepland voor het gehele finance team. We hebben dan een virtuele coffeebreak. Op die manier blijven we in contact met elkaar als team. Omdat ik nieuw ben en de onboarding anders gaat dan normaal bekommert de Finance Manager zich ook over mij. Zo zoekt hij contact om te informeren hoe ik de onboarding ervaar in deze toch wel bijna Lock Down en waar ik tegen aan loop. Dat schept erg veel vertouwen voor het vervolg van de opdracht!’’. We kunnen dus wel concluderen dat de samenwerking tussen professionals van Quoratio, BCG en andere opdrachtgevers indien de situatie dat toelaat gewoon lekker doorgaat! En daar zijn we trots op.  

Stay Connected – ook tijdens coronacrisis  

‘’De eerste drie dagen dat wij samen op kantoor waren heeft de Payroll Coördinator de systemen in grote lijnen uitgelegd. Doordat BCG Amsterdam met Londen en Brussel samenwerkt hebben wij ook twee virtuele programma’s waarmee wij communiceren’’. Dit is een voorbeeld van hoe dat bij BCG gedaan wordt, zelf ging Quoratio binnen no-time over op Microsoft Teams. Zo blijven we connected! We videobellen, delen documenten met elkaar en als het nodig is delen we ons scherm. Alles om ervoor te zorgen dat we zoveel mogelijk ‘business as usual’ kunnen uitvoeren en we samen goed uit deze crisis komen’’. Een dergelijke overstap of uitbreiding van deze digitale wereld vraagt om de juiste tools, maar ook om de juiste mindset van mensen.  

Wil je zelf ook bijdragen aan procesoptimalisatie bij top opdrachtgevers? Bekijk dan eens de mogelijkheden binnen onze traineeships of consultancy

 

Nieuws & ervaringen van traineeships

Yes! Je hebt een nieuwe baan of opdracht. Binnenkort begin je als projectmanager. Je hebt er super veel zin in, maar vindt het ook spannend. Dingen in goede banen leiden is leuk, maar projectmanagement, hoe werkt dat eigenlijk’? Je stort je met al je enthousiasme op de opdracht om te laten zien dat je het kunt. En daar zit de crux. Misschien beloof je soms dingen die jij en je team misschien niet waar kunnen maken. Voordat je in het diepe springt, is een goede voorbereiding dus key. Dit artikel helpt je op weg om ‘als kip, mét kop’ aan de slag te gaan!
De term Zero Admin begint langzaamaan steeds meer terrein te winnen binnen de Quoratio Groep. Spraken hier robots met kunstmatige intelligentie? Zijn het ingeënten met een ingebrachte 5G-chip? Zijn het aliens van een andere planeet met de eerste aardelanding? Of is het gewoon de toekomst waar we met z’n allen naar toe bewegen? Yannick Kooijmans, consultant bij Zorgon, legt in dit blog uit wat robotisering en Zero Admin in de toekomst gaan betekenen voor de Quoratio Groep en organisaties.
Zero Admin, ‘Kan dat eigenlijk wel?’, vroeg ik mij af. Binnen de Quoratio Groep zijn we toch juist goed in administratie? Maar wat houdt Zero Admin precies in en waarom zet Quoratio Groep in op ‘the Road to Zero Admin’? Om daarachter te komen, gaf ik me op voor een online event: ‘de Moonlanding’. Een sessie waarin er meer bewustwording gecreëerd wordt rond het thema Zero Admin. Ook komen er voorbeelden uit de praktijk aan bod. 

De Quoratio Groep heeft twee jaar op rij een FD Gazellen-award gewonnen in de categorie grote bedrijven.

Login

Wij gebruiken cookies om jouw gebruikservaring te optimaliseren, zonder daarbij persoonsgegevens te verwerken